Gian Patrizio Negrini (Membro livello 1)

Teoricamente la risposta dovrebbe essere abbastanza semplice ma in realtà è complessa. Non è tanto una questione di quanti faldoni hai ma di essere pronti in ogni momento a produrre la documentazione che ti viene richiesta in caso di controllo. Siamo nati nel 1997 quindi, in primis noi abbiamo un Faldone in reception sempre aggiornato con la scritta "DOCUMENTI IMPORTANTI". All'interno c'è tutto quello che riteniamo si debba avere: si parte dall'atto costitutivo, poi c'è il verbale della modifica dell'ultimo statuto, c'è l'ultimo statuto, l'attribuzione del Codice Fiscale, l'attribuzione della Partita IVA, il contratto di locazione dell'associazione, DVR, Modello EAS, verbale della modifica denominazione, il Modello ENC del 2014 con la ricevuta, l'ultimo modello CU, l'ultimo modello ENC, l'ultimo modello IRAP, l'ultimo modello 770. Poi la Visura della Camera di Commercio, il certificato di affiliazione al nostro EPS, il certificato di Responsabilità Civile, la copia dei tesserini dei nostri istruttori, il certificato del RASD, l'attribuzione della Pec, il certificato SIAE per la richiesta della 398, l'Assicurazione dell'associazione, e il GDPR per la Privacy, il prospetto con tutti i vari Direttivi che si sono alternati in tutti questi anni, l'abbonamento RAI, il certificato del Casellario dell'unico CoCoCo sportivo che abbiamo e infine da quest'anno abbiamo anche per il "Safeguarding" il verbale con i documenti e l'approvazione del Modello Organizzazione e Controllo interno, più il Codice di condotta interno e il curriculum del RECAVID. Direi che dopo questo bell'elenco di documenti che sono sempre a disposizione in un bell'armadio chiuso a chiave abbiamo quello che sono i documenti per noi di normale amministrazione: Libro IVA minori, Libro soci, Libro di prima nota, Libro dei tesserati, libro dei verbali assemblee e il libro di tutti i vari collaboratori che abbiamo (Quasi tutti partita IVA) dove sono inseriti dalle lettere d'incarico alle Fatture ai Bonifici ecc... per quanto riguarda l'aspetto economico finanziario abbiamo il software di TeamArtist e registriamo tutto lì... non so se sono stato chiaro nella mia lunga esposizione ma spero di non aver fatto... desistere qualcuno dal voler aprire un'associazione sportiva dilettantistica😉

Buongiorno. Essendo l'Associazione di cui sono Presidente affiliata a CSEN e non essendo, al momento, previste per gli EPS altre mansioni oltre alle sette stabilite dal Dipartimento dello Sport, ho solo una nostra tesserata che mi coadiuva per due ore alla settimana (Praticamente frequenta le attività dalla fondazione... 27 anni... Devo ringraziarla perchè trovare qualcuno che abbia dimestichezza con l'amministrazione di una ASD con 350 tesserati è IMPOSSIBILE). Costo Fatturato 15,00 euro all'ora. Le altre 10 ore al giorno le faccio io volontariamente. Sono pensionato con "Quota 100". Quando il Dipartimento per lo Sport si deciderà ad ampliare le mansioni allora magari troveremo qualcuno disposto ad occuparsi di: segreteria, archivio, iscrizioni, tesseramenti e rapporti con l'EPS, accoglienza soci, piccola manutenzione ecc... La situazione non è semplice da gestire ma alla fine lo abbiamo sempre fatto brillantemente con il sorriso sulle labbra.

Alessandro, un "Presidente" fondamentalmente deve stare sempre al suo posto. Qual'è? Deve presiedere e coordinare il Consiglio Direttivo. Certo il "Presidente" è responsabile Civilmente e Penalmente di tutto quello che succede ma non deve mai in alcun modo essere colui che decide. Le proposte le fanno i responsabili dei vari settori, le fanno i soci, le possono fare tutti in ogni momento, le decisioni le prendono il "Consiglio Direttivo" e  l'assemblea dei soci quindi, non è possibile avere dubbi su programmazioni varie e su decisioni da prendere perchè prima di essere stabilite vengono  discusse in ogni riunione del "Direttivo" e nell'eventualità che siano da correggere si ridiscutono con il Direttivo.

Nessuno però ha mai speso una parola su come dovrebbe essere ii "Consiglio Direttivo" ideale di un'associazione. In molte associazioni si pensa che il Consigliere sia un ruolo che non conta nulla, devi solo accettare le richieste di ammissione e approvare un Rendiconto Economico Finanziario ogni anno... No... Non è proprio così... Per prendere le decisioni e le scelte più appropriate ogni quattro anni abbiamo sempre fatto in modo che i membri del nostro "Consiglio Direttivo" avessero determinate caratteristiche. Prima di tutto persone presenti settimanalmente in associazione da almeno 10 anni, che fossero soci attivi e che appartenessero a varie fasce d'età in modo da poter rappresentare al meglio tutte le tipologie dei nostri soci. In linea di massima da noi sono sempre stati un paio di neo maggiorenni, un paio di 30/35enni e un paio di 60/65enni. In questo modo, abbiamo sempre avuto la certezza che ognuno di loro conoscesse bene l'associazione e potesse essere in grado di prendere le decisioni giuste in ogni situazione. Il nostro "Consiglio Direttivo" comunque non cambia nella sua totalità ogni quattro anni.

Come trovare però qualcuno che abbia piacere a fare il Consigliere e che risponda ai requisiti richiesti? Se aspetti che si candidi qualcuno aspetti invano, mai successo in quarant'anni. I candidati quindi li dovrebbe individuare una figura che è presente giornalmente in associazione da anni e che dovrebbe conoscere tutti... il Presidente. Detto fra noi una volta trovati non è difficile convincerli perchè sono persone che già vengono in associazione quasi tutti i giorni, partecipano alla vita sociale e sei sicuro che per altri quattro anni non ci saranno problemi. Preferiamo che non siano collaboratori o lavoratori sportivi, meglio che siano solo soci attivi che praticano le nostre attività.

Per la nostra associazione il "Direttivo" è troppo importante e i nostri soci si sono sempre fidati di coloro che prendono tutte le decisioni e li rappresentano per quattro anni. Inoltre sanno benissimo che deve funzionare tutto al meglio perchè chi entra non vuole avere problemi di nessun tipo, vuole fare l'attività che più gli piace e partecipare a tutto quello che viene proposto. I nostri soci hanno anche piacere a presenziare alle assemblee perchè sono momenti dove ci si incontra tutti insieme e dove alla fine si fanno delle gran mangiate... Ai genitori abbiamo sempre detto guardate se le vostre figlie sorridono quando tornano a casa per capire se sono felici di dove le avete portate. 

In tutti questi anni abbiamo sempre avuto chiaro che il successo della nostra associazione è dipeso anche dall'efficenza del nostro Consiglio Direttivo... a volte non si sottolinea abbastanza quest'aspetto. Perchè questo avvenga bisogna naturalmente seguire quello che c'è scritto nel proprio Statuto, lì c'è scritto tutto, anche quali sono i miei compiti... quello che bisogna fare per essere un buon "Presidente".

Antonella ti do un consiglio per le mail dei certificati medici... Se vuoi puoi decidere tu quante inviarne, con che cadenza e cosa scrivere su ogni mail che invii. Questa possibilità è fornita dal software. Noi come associazione mandiamo mail diverse con messaggio diverso 1 mese prima, due settimane prima, una settimana prima, il giorno prima, il giorno stesso, il giorno dopo e una settimana dopo... difficile che scappi... ciao.

Buongiorno a tutti. Io parto da una mia convinzione, a un Presidente non deve mai pesare nulla! Perché? Perché un Presidente non lo diventi, non lo fai, lo sei da quando ti hanno eletto. Faccio riferimento alla mia situazione e all'associazione che guido (il settore è Danza dai 5 anni, Fitness e Ginnastica fino a 85 anni) e cerco di analizzare quello che avete scritto nel post…

Le cose operative? Non me ne occupo perché ho dei professionisti che se ne occupano da decenni, persone che stimo e che ci hanno fatto raggiungere traguardi eccezionali. Logicamente ci confrontiamo continuamente, bisogna avere la massima fiducia ed essere sempre presenti ovunque... d'altronde siamo noi i responsabili di ogni situazione.

Le paure e le ansie le metto insieme perché se incominciano a venirti vuol dire che qualche cosa non va e bisogna provvedere urgentemente a risolverle. Questo è il motivo per cui se le varie parti funzionano bene non ti vengono. Se tutti fanno il loro lavoro nel modo giusto, tutto funziona bene e vivi sonni tranquilli... questo vale anche per voi cari amici di Team Artist... teneteci sempre d'occhio 😉

I rischi? A mio avviso è un argomento tanto interessante quanto impossibile da analizzare perché molto complesso. E' quello che nei vari decenni di esperienza che ho avuto, ti rendi conto che ogni anno è diverso dal precedente. Non si riesce mai a fare previsioni, ci si deve evolvere in continuazione perché i ragazzi crescono, ogni anno è una sfida continua perché ci sono molti fattori che influenzano le scelte, le aspettative e i risultati. In 40 anni di vita l'associazione non ha mai avuto un programma delle attività uguale all'altro. Ogni anno nel mese di luglio si analizza insieme alla nostra Direttrice Tecnica e agli istruttori la situazione perché per fare una programmazione si deve valutare la loro disponibilità pratica e insieme si deve decidere quali novità inserire per creare interesse. A fine luglio poi nell'assemblea con tutti i soci se ne parla, ci si confronta e si decide tutti insieme. Naturalmente provvisoriamente e teoricamente perché la verifica c'è solo da settembre... devono tornare a iscriversi dopo l'estate (piccolo stratagemma, facciamo pagare loro una piccola preiscrizione ad agosto), una buona parte deve essere d'accordo sulle proposte perché comunque gli giri la frittata, quello che faranno è sempre quello che hanno fatto l'anno precedente, al tempo stesso devono fidarsi dei consigli e delle indicazioni che la nostra Direttrice da loro perché non si rendono conto che per molti tutto in loro cambia da un anno con l'altro, insomma è tutto un rischio e fino a ottobre non sai se tutto quello che avevi programmato va bene.

L'aspetto meno rischioso riscontrato negli anni è che se sei riuscito a fidelizzare i più piccoli e la terza età, hai una base solida che ti da più tranquillità nel prendere decisioni importanti. I settori della materna, delle elementari e delle medie sono quelli che insieme ai corsi di Fitness e Ginnastica consideriamo punti fermi ogni anno.

Auguro a tutti i presidenti un buon lavoro di volontariato... considerate che siamo noi i responsabili di quello che succede e che quindi è convenienza di tutti sapere tutto di tutti e di tutto quello che succede nelle nostre associazioni e anche fuori...

Caro Alessandro, dalla foto mi sembri piuttosto giovane, non so quale esperienza tu possa aver avuto nella gestione di una realtà associativa. Sono un Presidente di una ASD che si occupa di danza in una città di 60'000 mila abitanti. A causa della "Pandemia" e della sosta per quasi due anni abbiamo perso due terzi dei nostri iscritti. Siamo nati circa 40 anni fa e tutto quello che abbiamo realizzato e ottenuto fino al 2019/2020 in termini pubblicitari arrivando a quasi 400 iscritti è stato grazie a promozioni, eventi e manifestazioni continue. Questo è una cosa normale per un'associazione, in questo modo le persone si avvicinano alla tua disciplina sportiva perchè dopo aver visto subentra la curiosità, il passa parola, devi farti vedere, la gente deve parlare di te... è così da sempre. Il grosso problema è che i nostri risultati sono avvenuti in circa 40 anni e 250 iscritti sono spariti in un attimo! Annualmente, nella nostra associazione riusciamo a portare il 30 % di persone nuove. Alla fine dell'anno rimane il 20%. Se va bene ho calcolato che torneremo ad avere un buon numero di iscritti non prima di 5 anni ancora. Per la qualità e l'aspetto tecnico raggiunto in passato invece ci vorranno molti più anni. Il professionista va educato e cresciuto nel modo giusto e per questo ora siamo messi molto male. In questo momento storico stiamo facendo di tutto per ripartire dal basso, dalla scuola materna alla fascia elementare/medie, categorie che riesci a coinvolgere di più perché le scuole ti permettono di essere presente con varie iniziative e quindi a portare piano piano in associazione molti bambini. La fascia d'età delle superiori è purtroppo impossibile da recuperare... sono quelli che ci hanno abbandonato subito. Ora è molto più difficile riconquistarli perchè questi "maledetti" social durante la pandemia li ha "uccisi" lentamente togliendoli ogni interesse e voglia nel voler continuare a praticare la disciplina sportiva che hanno amato per anni. Da questo punto di vista non abbiamo ancora capito come mettere a punto una strategia, anche cercando nei loro coetanei rimasti non si riesce a farli tornare... La nostra strategia da due anni è la ricostruzione dal basso, solo in questo modo potremo tornare ad avere un settore con adolescenti preparati e pronti perchè al momento la situazione è complicata quindi il consiglio che do a tutti è puntate sulla scuola dell'obbligo... Coinvolgete gli insegnanti!  C'è da rifondare lo sport nel nostro paese e questo può avvenire solamente riportando i bambini nelle nostre palestre prima che nelle loro mani arrivino i "maledetti" social. Buon lavoro a tutti.

Buongiorno.

In riferimento a quello che si è detto, scritto, commentato da tutti, aggiungerei un piccolo dettaglio poco evidenziato e un pò nascosto. I dati sensibili di cui si fa riferimento riguardano le operazioni sospette comunicate dalla Banca d'Italia alla Direzione Nazionale Antimafia. Direi che la Banca d'Italia fa bene a comunicare tutto quello che non è chiaro alle autorità competenti, purtroppo dietro a un computer c'è sempre una persona che vi ha accesso... forse più di una... questo comporta che vi possano essere accessi da persone che pensano al loro interesse economico e che utilizzano quanto scoperto in modo illegale. Capisco quindi la paura di molti... e fanno bene ad aver paura... ma io sono convinto che se si è onesti non c'è nulla da temere. in merito alla Privacy... MA C'E' ANCORA QUALCUNO AL MONDO che pensa che esiste???  Meditate gente... meditate.

Ciao Chiara.

Nella prima parte dici che avete caricato voi i corsi che si svolgono nella vostra ASD e nella seconda parte dici che avete caricato direttamente voi le vostre attività? Sono confuso e a questo punto ti chiedo dei dettagli:

Quando vai nel RASD nella sezione "ATTIVITA'" hai altre due sezioni "Attività organizzate" e "Partecipazioni", è in questa seconda sezione che dovresti avere tutti i corsi che si svolgono nella tua ASD con a fianco il numero di partecipanti. Ti risulta? All'inizio dell'anno sociale quando hai chiaro chi sono gli iscritti alle tue attività dovresti aver fatto un elenco per ogni corso con i relativi tesserati partecipanti (per il codice della disciplina svolta) e l'istruttore che li tiene (lui deve avere il tesserino dell'Ente), consegnarlo all'EPS che poi inserisce il tutto nel Registro. Voi non adottate questa procedura? Perchè ho idea che non sia sufficiente l'inserimento dell'attività nella sezione "Nuova attività organizzata". In una ASD dovrebbero esserci dei corsi  inseriti come attività e a queste dovrebbero risultare anche dei partecipanti altrimenti manca un dato fondamentale... hai delle attività ma non risulta qualcuno che ci partecipa, di conseguenza i tuoi tesserati cosa fanno?

Patrick.

Buonasera. La sua domanda è a mio avviso un pò confusa. Le mancano delle nozioni basilari per cui dovrebbe rivolgersi ai nostri consulenti di Team Artist il prima possibile e in seconda battuta al suo Ente/federazione di riferimento. In breve, le comunicazioni al RAS avvengono attraverso le comunicazioni da parte di Federazioni, EPS, ecc... non da privati cittadini. I corsi che erogate sono dei codici stabiliti dal CONI che racchiudono tutte le attività sportive riconosciute. Trovate tutto in rete digitando attività sportive riconosciute dal CONI. Questi codici nel RAS sono abbinati ad ogni tesserato inserito, ma questo non lo fate voi. inoltre al vostro Ente/Federazione di riferimento dovreste comunicare i nominativi di ogni vostro tesserato abbinandolo alla disciplina che svolge nella vostra associazione... Insomma non è cosa semplice, per maggiori dettagli avrete un Comitato di riferimento a cui chiedere. Infine se vuole un consiglio si scordi il portale del CONI...Negrini Gian Patrizio.